複数の会員宛てに、それぞれの氏名や住所が記入された文書を印刷して送付する場合、ワードの差し込み印刷という機能を使うと、文書を一括印刷することができます。エクセルで会員情報を管理し、氏名や住所などのデータをワード文書の指定した位置に差し込んで印刷を行います。これが差し込み印刷という機能です。
エクセルファイル「会員名簿リスト.xlsx」のデータを使用して、ワード文書に差し込み印刷を設定する方法を説明します。基本的な手順は、以下のとおりです。
言語： 日本語 英語
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手順1 : 差し込み印刷の開始
ひな形の文書の種類を指定します。
1 ひな形となる文書を開き［差し込み文書］タブを選択します。
2 ［差し込み印刷の開始］グループの［差し込み印刷の開始］をクリックし、表示された一覧より［レター］を選択します。
手順2 : 宛先の選択
データリストのソースファイルを選択します。ここでは［会員名簿リスト.xlsx］エクセルファイルの［Sheet1］シートを宛先リストとして設定します。
1 ［差し込み印刷の開始］グループの［宛先の選択］をクリックし、表示された一覧より［既存のリストを使用］を選択します。
2 ［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されます。該当するファイル「会員名簿リスト.xlsx」を選択し、［開く］をクリックします。
3 ［データファイル形式の確認］ダイアログボックスが表示されます。「OLE DBデータベースファイル」が選択されていることを確認し、［OK］をクリックします。
4 ［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されます。「Sheet1」を選択し、［先頭行をタイトル行として使用する］をチェックし、［OK］をクリックします。
手順3 : 差し込みフィールドの挿入
メイン文書の設定、データリストとの接続が完了した後、差し込みフィールドの挿入を行います。ここでは、会員番号、氏名、住所、タイプ、申込日の差し込みフィールドを文書に挿入します。
1 「会員No:」の後ろにカーソルを移動します。
2 ［文章入力とフィールドの挿入］グループの［差し込みフィールドの挿入］の下向き矢印をクリックし、「会員番号」を選択します。「<<会員番号>>」が入力されます。
3 同様に氏名、住所、タイプ、申込日の差し込みフィールドを挿入します。
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手順4 : 結果のプレビュー
文書に差し込みされたデータがどのように表示されるかを、ボタンをクリックすることにより簡単にプレビューできます。
1 ［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］をクリックします。
2 文書に1件目の会員情報が表示されます。
3 ［次のレコード］ボタンをクリックすると、2件目の会員情報が表示されます。
手順5 : 印刷の実行
データを差し込んで文書を印刷します。
1 ［完了］グループの［完了と差し込み］をクリックし、［文書の印刷］をクリックします。
2 ［プリンターに差し込み］ダイアログボックスが表示されます。レコードの印刷で該当ものを選択し、［OK］をクリックします。
3 ［印刷］ダイアログボックスが表示されます。印刷の設定内容を確認し、［OK］をクリックします。
このような手順で差し込み印刷を行うことができます。
差し込み印刷が設定された文書を開いたとき、次のようなメッセージが表示されます。［はい］をクリックし、差し込み印刷機能が使えるようにします。［いいえ］をクリックすると、文書にデータは挿入されません。
特定のデータを抽出して印刷する方法
住所が東京都の会員、タイプが「 A 」の会員などというように、条件を指定して特定のデータを抽出して印刷することができます。ここでは、住所が東京都の会員を抽出して印刷する方法を説明します。
1 ［差し込み文書］タブを選択し、［差し込み印刷の開始］グループの［アドレス帳の編集］をクリックします。
2 ［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスが表示されます。アドレス帳の絞り込みより［フィルター］をクリックします。
3 ［フィルターと並べ替え］ダイアログボックスが表示されます。フィールドに「住所」、条件に「が値を含む」を指定し、比較対象に「東京都」と入力し、［OK］をクリックします。
4 住所が東京都の会員データが抽出されていることを確認し、［OK］をクリックします。
5 ［差し込み文書］タブの［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］をクリックし、抽出されたデータが表示されていることを確認します。
データの抽出を解除するには、フィルターと並べ替えダイアログボックスの［すべてクリア］をクリックします。
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