メールを自動作成および一斉送信できるエクセルツール「WOEMAIL」の使い方をご紹介します。当ツールでは、本文に宛先の氏名やメッセージを入れたメールを、一度に最大100通作成することができます。また、宛先に最大100件指定したメールを作成することも可能です。
テキストの入力とボタンのクリック操作、画面もシンプルで、誰でも簡単に使うことができるツールです。アプリケーションを使うタイミングや状況により、うまく動作しない場合がありますので、「2. 留意すること」を必ずご一読ください。
言語： 日本語 英語
１. 作業手順
WOEMAILは、以下のような手順で操作を行います。
２. 留意すること
当ツールを使用する前に
他のマクロを含むエクセルファイル(拡張子: xlsm)が開いている状態で当ツールを使用しますと、エクセルのシステムエラーが発生する場合があります。当ツールを使用する前に、他のマクロを含むエクセルファイルが開かれていないことをご確認ください。
メールの作成を行う前に
メール本文となるワード文書を編集し、開いたままでメールの作成を行うと、エラーメッセージが表示されメールの作成が行われません。メールの作成処理を行う前に、メール本文となるワード文書が開いていないことをご確認ください。
処理の実行中
処理を実行している最中に、他の作業をしてしまうと、正しく処理が行われなくなります。処理が完了するまで、他の作業はせずにそのままお待ちください。
ワード文書の編集
ワード文書にテキストボックスが含まれていると、メールを作成する際にエラーが発生してしまいます。ワード文書にテキストボックスが含まれていないことをご確認ください。
ワード文書の編集
One to Oneメールの作成において、ワード文書に多数のハイパーリンクが設定されている文章の後に差し込みの設定を行うと、正しくデータが挿入されません。データの差し込みを行う場合は、ハイパーリンクが設定されている文章の前に設定をしてください。
３. ワードでメール本文を作成
ワードを使用して、メールの本文を作成します。文章の入力、文字の書式や行間などの設定を行います。画像を挿入してデザイン性の高いメールを作成することも可能です。
One to Oneメールでは、メールの本文に受信者の氏名やテキストメッセージ(2つ)を差し込むことができます。データの差し込みを行うには、差し込みを挿入する位置に半角の小文字で以下に表示した文字を入力します。半角/全角、大文字/小文字は区別されます。
| 氏名に入力したデータを挿入 | <name> |
| テキスト1に入力したデータを挿入 | <text1> |
| テキスト2に入力したデータを挿入 | <text2> |
指定された位置に、One to Oneメール作成シートの氏名、 テキスト1、 テキスト2の項目欄に入力された文字列が挿入されます。
４. ツールを起動
当ツールは、VBAでプログラミングを行い作成されたものです。マクロが含まれているため、はじめてファイルを開くと、以下のようなメッセージが表示されます。コンテンツの有効化をクリックしてください。次回以降、メッセージは表示されません。
ツールを起動すると、最初にメニュー画面が表示されます。ボタンをクリックし、メール作成処理を開始します。
５. One to Oneメールの作成と送信
One to Oneメールでは、最大100件のメールを作成することができます。また、一度に最大100件のメールを一斉送信することも可能です。
5-1. メールの作成
以下の手順に従い、One to Oneメールの作成を行います。メールの本文にワード文書が取り込まれ、作成されたメールはOutlookの下書きフォルダに保存されます。
1 メニュー画面またはタブよりOne to Oneメール (1 to 1メール)をクリックします。
2 アカウントの設定をクリックし、送信するメールアカウントを指定します。
いつも使用しているメールアカウント
通常使用しているメールアカウントよりメールを送信する場合は、ドロップダウンリストより「デフォルト」を選択します。
特定のメールアカウント
特定のメールアカウントよりメールを送信する場合は、ドロップダウンリストより「任意指定」を選択し、該当するメールアカウント名と下書きフォルダ名を入力します。
3 メッセージの設定をクリックします。
4 件名を入力します。
5 メール本文となるワード文書を指定します。フォルダのアイコンをクリックして、ファイル選択ダイアログボックスを表示し、該当するファイルを選択します。
6 最大5つのファイルを添付することが可能です。フォルダのアイコンをクリックして、ファイル選択ダイアログボックスを表示し、該当するファイルを選択します。
7 新規メールをクリックします。
8 宛先を入力します。差し込みを行う場合は、氏名、テキスト1、テキスト2の欄に文字を入力します。
9 メール作成ボタンをクリックします。
10 メールが作成され、Outlookの下書きフォルダに保存されます。処理が完了すると、完了のメッセージが表示されます。
メール設定情報の表示/非表示
ボタンをクリックすることにより、メール設定情報を表示または非表示にすることができます。また、画面左上のタイトルをクリックすると、メニュー画面が表示されます。
所要時間について
One to Oneメールの作成にかかる時間は、PCのスペックとワード文書のファイルサイズにより異なります。プロセッサ「Intel Core i5」, メモリ「8GB」, ワード文書「139KB」で100件のOne to Oneメールを作成した場合、約2分程かかりました。また、連続して作成処理を行なった場合、それ以上の時間がかかりました。
5-2. メールの一斉送信
Outlookの下書きフォルダに保存されたメールが正しく作成されているかを確認し、メールを送信します。そのまま、Outlookよりメールを送信しても構いません。メールの一斉送信機能を使う場合は、以下の手順に従い、操作を行ってください。
1 当ツールのメール送信ボタンをクリックします。
2 Outlookの下書きフォルダに保存されたメールが一斉に送信されます。
3 送信処理が完了すると、完了のメッセージが表示されます。
６. シングルメールの作成と送信
シングルメール作成では、TO、CC、BCCに最大100件の宛先を指定することができます。また、一度に最大100件のメールを一斉送信することも可能です。
6-1. メールの作成
以下の手順に従い、シングルメールの作成を行います。メールの本文にワード文書が取り込まれ、作成されたメールはOutlookの下書きフォルダに保存されます。
1 メニュー画面またはタブよりシングルメールをクリックします。
2 送信するメールアカウントの設定を行います。
操作方法は「5-1.メールの作成」の手順2を参照してください。
3 メッセージの設定を行います。
操作方法は「5-1.メールの作成」の手順3～6を参照してください。
4 新規メールをクリックします。
5 TO、CC、BCCに宛先を入力します。最大100件の宛先を入力することが可能です。
6 メール作成ボタンをクリックします。
7 メールが作成され、Outlookの下書きフォルダに保存されます。処理が完了すると、完了のメッセージが表示されます。
6-2. メールの一斉送信
Outlookの下書きフォルダに保存されたメールが正しく作成されているかを確認し、メールを送信します。そのまま、Outlookよりメールを送信しても構いません。メールの一斉送信機能を使う場合は、「5-2.メールの一斉送信」の手順1～3を参照してください。
７. トラブルシューティング
当ツールのトラブルシューティングについて、以下にまとめました。トラブルが発生した際は、以下の内容を参考にご対応ください。下記以外の不具合が発生した場合は、お問い合わせフォームより、ご連絡をいただければと思います。
トラブルの現象
メール作成ボタンをクリックした後「問題が発生しました」といったエラーメッセージが表示され、メールが作成されません。
どのような時にエラーが起きるのか
- Windowsを起動して間もなくメール作成処理を行った。
- Outlookや当ツールを起動して間もなくメール作成処理を行った。
- ワードでメール本文の文書を保存してファイルを閉じた後に、すぐにメール作成処理を行った。
- ワードの文書にテキストボックスが含まれている。
対応方法
数分経った後に再度メール作成処理を行うと、問題なく処理が実行されます。それでもなお、エラーが発生する場合は、PCの再起動を行ってください。ワードの文書にテキストボックスが含まれている場合は、テキストボックスを削除して下さい。
トラブルの現象
One to Oneメールの作成で、データの差し込みが行われません。
差し込みを指定する文字に誤りがないか、文字を全角で入力していないかを確認してください。多数のハイパーリンクが設定されている文章の下に、差し込みの設定をしている場合、データの差し込みが行われなくなります。ハイパーリンクが設定されている文章の前に、差し込みの設定を行ってください。
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